Zeitplan

Der Zeitplan dient einer ersten Vorausschau und wird dem tatsächlichen Projektverlauf regelmäßig angepasst. Er wird stets in Absprache mit allen Beteiligten erstellt. Hauptverantwortlich für die Erstellung ist einer der folgenden Akteure:

• der Träger / Nutzer oder
• die Projektgruppe oder, falls vorhanden,
• der externe Projektsteuerer bzw.
• die beauftragten Architekten oder Fachplaner, wenn nach HOAI gearbeitet wird (HOAI – Honorarordnung für Architekten und Ingenieure).

Der Zeitplan geht regelmäßig allen Beteiligten zu, die den Stand der Arbeiten aus ihrer Sicht rückmelden. Auf diese Weise kann der Fortschritt des Projektes aufeinander abgestimmt werden.

Notwendig ist der Zeitplan auch für die Beantragung von Zuschüssen und Drittmitteln. In diesem Falle wird ein Zeitplan durch den Träger oder die Projektgruppe schon vor der Vergabe an einen Architekten, Fachplaner oder an einen Projektsteuerer erstellt.

In der Projektgruppe[1] sind alle Handelnden vertreten. Auch wenn sie selten direkt zusammenarbeiten, verbindet sie alle der Zeitplan. Ein Koordinator, der zugleich Sprecher und Moderator ist, wird benannt. Über ihn laufen alle Informationen zur Abfrage und Anpassung der Zeitplanung.

Auch wenn ein Projektsteuerer vorhanden ist, sollte es eine Projektgruppe geben, die vom Träger bzw. vom Nutzer eingesetzt wird. Die Erfahrungen haben gezeigt, dass unabhängig von der Projektgröße die Projektgruppe Missverständnisse, Reibungsverluste und Verzögerungen zu vermeiden hilft. Ihr steht dann der Projektsteuerer vor. Alle Beteiligten sind in der Projektgruppe aufgrund ihrer Funktionen und müssen nicht eigens bezahlt werden. Die Projektgruppe sollte durchgehend bis zum Abschluss der Maßnahme bestehen.

Der Zeitplan wird mindestens als Tabelle geführt, besser noch mit einer Software.

Musterzeitplanung

Das folgende Muster für die Abfolge der Realisierungsschritte ist grob geschnitzt. In dieser Form ist sie zu Projektbeginn sinnvoll; die einzelnen Schritte werden im Verlauf des Projektes verfeinert. Für die Beantragung von Drittmitteln ist dieser grobe Zeitplan ausreichend.

Software für die Zeitplanung

Es gibt verschiedene Software, mithilfe derer ein Projekt geplant werden kann. Für die Industriedenkmalpflege eignet sich z. b. die Software ProjektLibre. Als Open Source-Software ist sie quelloffen und für den Anwender kostenlos.

Mit ProjectLibre können alle Schritte bei der Projektplanung ausgeführt werden:

• Anlegen eines Termin- und Ablaufplans,
• Erstellung von Ressourcen (Arbeit, Material),
• Ressourcen-Zuweisung zu den einzelnen Vorgängen,
• Berechnung der Projektkosten,
• Anlegen eines Basisplan
• Projektsteuerung.

Ein wesentlicher Vorteil von ProjectLibre ist, dass es  in weiten Teilen als ein guter Ersatz für das kommerzielle Programm von Microsoft MS Project dienen kann. Kleinere bis mittlere Projekte lassen sich mit ProjectLibre einwandfrei planen und steuern. Die Programmoberfläche sowie die Berechnungsalgorithmen sind MS Project sehr nahe bzw. identisch. Die erstellten Pläne lassen sich in MS Project öffnen und bearbeiten (nachdem diese zuvor als .xlm-Datei  abgespeichert wurden). Falls später doch ein Umstieg auf Microsoft Project erfolgt, sind die Projektpläne hierein übertragbar.